De voordelen van vergaderen op een externe locatie

Vergaderen heeft een flinke evolutie meegemaakt de afgelopen jaren. Staand of lopend vergaderen, videoconferencing en scrummen zijn geïntroduceerd om de effectiviteit van vergaderingen te verhogen. Maar heeft u wel eens nagedacht over de ruimte waar u elke week of maand vergadert? Ook de omgeving is van grote invloed op het enthousiasme van uw collega’s en de uitkomst van de vergadering. Vergaderen op een externe locatie biedt verschillende voordelen die ruimschoots opwegen tegen de nadelen van de (mogelijke) extra kosten en reistijd. In dit artikel beschrijven wij deze voordelen.

Extern vergaderen biedt inspiratie

Het belangrijkste van vergaderen op een externe locatie is dat de omgeving u en uw collega’s inspireert, anders dan wanneer u binnen uw eigen werkomgeving blijft. Een vernieuwende setting zorgt voor een creatieve kijk op de te behandelen onderwerpen. Zeker als u gedurende de tijd dat u op de locatie bent gebruik kunt maken van verschillende soorten settings. Wist u bijvoorbeeld dat een ruimte met een hoog plafond creatieve sessies stimuleert en kleinere ruimtes bij uitstek geschikt zijn om deze creatieve ideeën te analyseren?

Een hoger urgentiebesef

U geeft direct een andere lading aan een vergadering als deze buiten de deur plaatsvindt. Door als organisator tijd en energie te steken in het plannen van een vergadering buiten de deur, spoort u collega’s aan om ook te investeren in de vergadering. Men zal zich daardoor minder snel afmelden en zich beter voorbereiden op de vergadering. Een hoog urgentiebesef zorgt voor een actievere deelname aan de vergadering. Collega’s zullen er voor zorgen dat zij op tijd en voorbereid aankomen op de vergadering.

Ongestoord vergaderen

Binnen uw eigen werkomgeving is het vaak makkelijk om even weg te lopen of om gestoord te worden door een andere collega.. Deze korte onderbrekingen werken verstorend voor de aandacht spanne van de groep.

Bij een vergadering op een externe locatie is de kans dat u gestoord wordt vele malen minder groot. Collega’s kunnen zich hierdoor beter focussen en langer hun aandacht erbij houden.  Dit komt vanzelfsprekend ten goede aan de opbrengst van de vergadering.

Alle voorzieningen op één locatie

Niet elk kantoor en elke vergaderruimte beschikt over voorzieningen als een beamer, flipovers, brainstorm wall en een whiteboard. Wanneer u een externe ruimte huurt, kan de locatie met u meedenken over de benodigde voorzieningen en ervoor zorgen dat alles op de juiste plek klaarstaat. Soms is het prettig om voor verschillende onderdelen uiteen te gaan in subgroepen, ook dan wilt u dat alle voorzieningen aanwezig zijn zodat u direct verder kunt gaan met het volgende onderdeel van de vergadering.

Teambuilding

Na een intensieve dag is het belangrijk om te ontladen. Samen een biertje drinken aan het eind van de dag geeft een andere draai aan uw vergadering. Een externe locatie waar u de dag af kunt sluiten met een borrel, kan ervoor zorgen dat u samen op een ontspannen manier terug kunt kijken op de dag. Tezamen met een positieve en ontspannen sfeer, zorgt dit voor meer onderlinge verbinding, iets wat uw team op kantoor weer ten goede zal komen.

Meer weten over ons Belevingscentrum?

Meer informatie over de mogelijkheden in ons Belevingscentrum in Utrecht? Bekijk hier de video.

Lees ook: Wie zijn wij – Verhuur vergaderruimtes – Theater – Classmate – Cool Kitchen – Bruine Kroeg

Bronnen: briskmagazine.nl en origineelbrainstormen.nl